今日は九月の最終日です。月末や月初にだけ発生する仕事に追われている方も多いのではないでしょうか。
締め処理、請求書の作成、勤怠の集計、報告書の取りまとめ。毎日の仕事に比べると目立ちませんが、この「たまにしか起きない仕事」には、ひとつ厄介な性質があります。
年に十二回しかない仕事は、改善されにくい
毎日繰り返す作業なら、面倒があればすぐ気づきます。手順が悪ければ、その日のうちに誰かが言い出します。
ところが月に一度の仕事はそうなりません。面倒だと思っても、終われば次は一か月後です。忘れたころにまたやってきて、また同じ手間をかける。改善の相談が出ないまま、何年も同じやり方が続いていることは珍しくありません。
しかも、こうした仕事はたいてい担当者がひとりに固定されています。手順書は無く、あってもだいぶ前の版のまま。実際の進め方は、その方の頭の中と、その方のパソコンの中のファイルにあります。
いちばん困るのは、その方が休めなくなることです。月末に体調を崩しても代われる人がいない。異動や退職の話が出たとき、引き継ぎに何か月もかかる。これは本人の責任ではなく、仕事の形がそうなってしまっているだけです。
まず「手順を言葉にする」ところから
こうした仕事をどうにかしたいというご相談をいただくとき、私たちは最初からシステム化の話をしません。先にお願いするのは、手順を言葉にしてみることです。
といっても、立派な手順書を書いてくださいという意味ではありません。作業をしながら、やったことをそのまま話して録音する、あるいは箇条書きで殴り書きする。それで十分です。
というのも、そこから整った手順書に起こす作業は、いまはAIがかなりの部分を引き受けてくれるからです。抜けている前提や、条件によって分かれる部分を質問してくれるので、書き手は思い出して答えるだけで形になっていきます。文章をまとめるのが苦手な方でも、話せれば進みます。
この段階で、たいてい二つのことが見えてきます。ひとつは、実は無くても困らない作業が混じっていること。もうひとつは、どこが判断で、どこが単なる転記や集計かという切れ目です。
引き継げる形になると、休めるようになる
手順が見える形になると、次の選択肢が現実的になります。転記や集計の部分だけを自動化する、判断の部分は人が残す、といった切り分けができるからです。
順番を逆にすると、うまくいきません。中身が誰にも見えていないまま仕組みだけ作ると、結局その担当者しか使えないものが出来上がります。形を変えただけで、閉じたままです。
そしてこの取り組みの値打ちは、作業時間が減ることだけではないと考えています。いちばん大きいのは、その仕事を抱えている方が、安心して休めるようになることです。誰かが代われる、聞けば分かる。その状態は、本人にとっても会社にとっても守りになります。
iTELASは「人を想う心が、AIを価値に変える。」を掲げています。月末の忙しさは、多くの場合、誰かひとりの頑張りで支えられています。その頑張りを当たり前にしないために何ができるか。そんな視点から、お手伝いできることがあればご相談ください。