「ITのことは分からないので、全部お任せします」。システム導入のご相談で、こうした言葉をいただくことがあります。専門家に任せる判断そのものは正しいのですが、「全部」を手放してしまうと、できあがったものが現場に合わず、使われないまま費用だけが残る、ということが起こります。
今回は、システム会社に相談するときに、発注する側が社内に持っておきたい三つのことを整理します。
一つ目：「今どう動いているか」は、自社にしか分かりません
システム会社は技術の専門家ですが、あなたの会社の仕事の流れを知っているわけではありません。誰がどの順番で何をしているか、例外はどこで起きるか、月末だけ違う処理があるか。こうしたことは、現場の方の頭の中にしかありません。
「要件はヒアリングして決めてもらえる」と思いがちですが、聞かれて初めて思い出すことは必ず抜けます。打ち合わせの前に、今の流れを紙一枚でよいので書き出しておく。完璧でなくて構いません。この一枚があるだけで、話が噛み合う速さがまったく違います。
ここはAIが力を発揮するところでもあります。現場の方が話した内容を、AIに聞き手になってもらって整理すれば、専門用語を知らなくても、システム会社に渡せる形の流れ図や箇条書きができます。
二つ目：「何ができたら完成か」を、自分たちの言葉で決める
システム会社から「できました」と言われたとき、何をもって受け取るか。これを決めていないと、納品後に「思っていたのと違う」が起きます。
難しい仕様書は要りません。「月末の集計が、今の半日から一時間で終わる」「新しく入った方が、説明なしで入力できる」。こうした、現場の言葉で書いた完成の姿を三つほど持っておく。その姿にシステム会社と合意してから始めると、途中の判断もぶれにくくなります。
逆に、ここが曖昧なまま「いい感じにしてください」と頼むと、相手も困ります。機能の追加が続き、費用も期間も膨らみがちです。
三つ目：社内の「窓口」をひとり決める
システム会社とのやり取りを、その都度違う人が行うと、要望が食い違い、決めたことが伝わりません。社内に窓口をひとり決め、その方が現場の声を集めて相手に伝え、相手の説明を現場に戻す役を担います。
窓口の方は、ITに詳しい必要はありません。大切なのは、現場の仕事を知っていて、分からないことを「分からない」と言える方であることです。専門用語が出てきたときに、その場で意味を聞き返せる。その積み重ねが、社内にシステムを理解する人を育てていきます。
「任せる」と「手放す」は違います
技術の判断はシステム会社に任せてよいのです。ただ、自分たちの仕事がどう動いていて、何ができれば嬉しいのか、誰が話を受け止めるのか。この三つは、発注する側が持ち続けるものです。
わたしたちも、最初の打ち合わせでは、まずこの三つをご一緒に言葉にするところから始めます。それが決まれば、技術の話はずっと簡単になります。
iTELASは「人を想う心が、AIを価値に変える。」という考えのもと、専門用語が分からなくても、現場の方が自分たちの言葉で仕事を語り、その言葉からシステムを形にしていくお手伝いをしています。「お任せ」の前に、社内の今の流れを紙一枚に書き出してみる。そこから始めてみてはいかがでしょうか。