毎月の売上表や試算表、部門ごとの報告資料。数字は手元に揃っているのに、「目を通して終わり」になっていないでしょうか。忙しい中で資料を開き、前月より上がったか下がったかだけを確かめて閉じる。そうした経験のある経営者の方は少なくないと思います。
数字は、本来「次に何をするか」を考えるための材料です。今回は、AIを相手にして社内の数字を読み解き、判断につなげる進め方を考えます。
数字が「眺めるだけ」になる理由
数字が活かされない理由は、能力や時間の不足だけではありません。多くの場合、「何を問えばよいか」が決まっていないことにあります。
表を前にしても、問いがなければ目は合計欄と前月比に向かうだけです。「なぜこの商品だけ伸びたのか」「この費用はいつから増えているのか」といった問いが立って初めて、数字は意味を持ちはじめます。
ところが、こうした問いを一人で立て続けるのは意外と大変です。経理や事務の担当者に聞こうにも、相手も手一杯で遠慮してしまう。そこで、気兼ねなく何度でも問いを投げられる相手として、AIを使ってみる方法があります。
AIには「整理」と「問いの候補」を頼む
AIに数字を見せるとき、いきなり「どうすればよいか」と答えを求めるより、次のような頼み方のほうが役に立ちます。
- 前年や前月と比べて、大きく動いている項目を挙げてもらう
- 動きの理由として考えられることを、いくつか並べてもらう
- 経営者として確認しておくとよい問いを、候補として出してもらう
AIは、表の中から変化の大きいところを探したり、考えられる理由を幅広く並べたりするのが得意です。一方で、その数字の裏にある事情、たとえば「この月は大口のお客様の納期が重なった」「担当者が一人休んでいた」といったことは、社内の人にしか分かりません。
ですから、AIが挙げた理由や問いは「仮説の候補」として受け取り、本当にそうなのかは現場の方に確かめることが大切です。AIの出した答えをそのまま結論にしないこと。これは数字を扱うときほど意識しておきたい点です。
また、売上や原価、取引先ごとの数字は、会社にとって大切な情報です。AIに入れる前に、そもそもその情報を扱ってよい環境かどうか、社内でどこまでの情報を扱うかを先に決めておく必要があります。迷うときは、取引先名を伏せる、金額を指数に置き換えるといった工夫から始めるのも一つの方法です。
数字の先にいる「人」と話すために
AIとの壁打ちで問いが整理できたら、次はその問いを持って人と話す番です。
「この費用が三か月続けて増えているけれど、現場で何か変わったことはある？」と具体的に聞けば、担当者の方も答えやすくなります。漠然と「最近どう？」と聞くよりも、会話はずっと深くなるはずです。数字は、社員の方の頑張りや困りごとに気づくきっかけにもなります。
つまり、AIを使う目的は数字を速く処理することではなく、人との対話の質を上げることにあります。AIが整理と問いの候補を出し、人が事情を確かめ、最後に経営者が判断する。この役割分担が見えていれば、毎月の数字を読む時間は「確認作業」から「次の一手を考える時間」に変わっていきます。
私たちiTELASは「人を想う心が、AIを価値に変える。」という考えを大切にしています。数字の向こうには、お客様と、そこで働く一人ひとりがいます。AIはその人たちのことを考える時間をつくるための道具だと考えています。
社内の数字の読み方や、AIとの付き合い方に迷われたときは、どうぞお気軽にご相談ください。