「社員がAIを使い始めているようだけれど、何か決まりを作ったほうがいいのだろうか」。経営者の方から、こうしたご相談をいただくことが増えてきました。便利そうだから使ってほしい。でも、何かあったら困る。その間で迷われている方は少なくありません。
一方で、いざ決まりを作ろうとすると「お客様の情報は入力禁止」「業務での利用は許可制」と、禁止事項ばかりが並んでしまうこともあります。今回は、社内でAIを使うときの決まりごとを、どう考えて作ればよいかを整理してみます。
禁止だけの決まりは、使われないか、隠れて使われる
禁止事項だけを並べた決まりには、二つの困りごとが起きやすくなります。
一つは、誰も使わなくなることです。「何がだめか」は書いてあっても「何ならよいか」が書いていないと、まじめな方ほど手を出さなくなります。せっかくの道具が、職場に根づかないまま終わってしまいます。
もう一つは、決まりの外で使われることです。仕事を早く終わらせたい気持ちは自然なものです。会社として使い方を示さないままだと、それぞれが自分の判断で、個人のアカウントやスマートフォンからAIを使い始めることがあります。そうなると、どんな情報がどこに入力されたのか、会社として把握できなくなってしまいます。
決まりごとの目的は、使わせないことではなく、安心して使える範囲をはっきりさせることだと私たちは考えています。
決まりごとに入れておきたい三つのこと
最初から分厚い規程を作る必要はありません。まずは次の三つを、一枚の紙にまとめるところから始めてみてはいかがでしょうか。
- 使ってよい場面を書く：文章の下書き、会議メモの整理、調べものの取っかかりなど、「これは安心して使ってください」という場面を具体的に挙げます
- 入れてはいけない情報を書く：お客様や利用者の方の個人情報、取引先との契約内容、社内の大切な数字など、AIに入力しない情報を種類で示します
- 最後に確かめるのは人だと書く：AIの答えをそのまま外に出さず、内容を確かめてから使う。誰が確かめるのかも決めておきます
特に二つめは、「そもそもこの情報はAIで扱ってよいのか」を判断する目を、社内で共有することにつながります。迷ったときに相談できる人を決めておくと、判断が一人ひとりの感覚任せになりません。
決まりごとは、現場と一緒に育てる
決まりごとは、一度作って終わりではありません。使っていくうちに「この場面はどうすればいいのか」という疑問が必ず出てきます。そうした声を集めて、数か月に一度見直していく。その積み重ねが、自社に合った決まりごとを育てていきます。
見直しのときには、AIそのものに手伝ってもらうこともできます。現場から出た疑問を整理したり、分かりにくい表現をやさしく言い換えたりと、決まりを作るための知識や手間の一部も、AIが補い支えてくれます。ただし、何を許し、何を守るのかを最後に決めるのは、会社の考え方を知っている人です。
私たちiTELASは「人を想う心が、AIを価値に変える。」という考えを大切にしています。決まりごとは、社員の方を縛るためではなく、お客様と社員の方の両方を守りながら、安心して新しい道具を使ってもらうためのものです。どこから手をつければよいか迷われたときは、どうぞお気軽にご相談ください。